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●一般原则
在商务交往中,打电话必须注意一系列规则。一般在接或打电话时,宜立即“自报家门”。西方人习惯,首先报名,再报姓,再报职务(也可不报),最後报所属单位、企业。
注意,自己说自己的姓名时,不要加上“太太”、“先生”等字眼。例如,你可简捷说:“我是罗伯特·陈,埃尔夫公司财务总管。”
如果是由秘书或助手接通的电话,则不要让对方等待,立即通话。
还有一条规则,就是不要让一名在级别上高於自己的人在电话上等待。你应主动介绍己方情况,然后向对方提问:打听他或他是否有空与你通话。如对方说无空,则你可询问对方何时去电更好。
另外,除非你跟对方很熟,否则应避免给对方家中去电,如实在有必要打到对方家中去,则原则上应避免在下列时间打:
——早晨8点过后不打。
——在用餐的时间不打。
——周日早晨不打。
●选择何时通话最佳?
为了不让通话者感到意外,应当选择最合适的时候去电。为郑重起见,可先去电对方的秘书或助手,了解何时去电合适,即知道一周中哪一天、该天哪个时候最好。
一般而言,最好不要在工作日一开始给对方去电,不要在午餐前去电,也不要在对方下午下班前去电。
但是,有时选择一个“非正常”时间打更好,因为这样你可保证打到对方。如在对方公司一开门时,或是在对方用餐时打,这种电话一般应是较急的,对对方有重要意义的。
如果打给外国的生意伙伴等,要注意时差与对方国家的习俗。
商务人际交往礼貌礼节一览
如何打电话(二)
●通话简明扼要
在商务上的电话来往,一般而言应简明扼要,紧扣主题。最理想的通话时间是2至5分钟。眼下有的企业、机构设置了一种自动中止谈话的装置:不论是内部电话还是外部电话,到5分钟便切断通话。这是为了保证通话的效率。
●注意守密
电话是商务往来中最不安全的“通道”。如果在电话上谈及企业的发展战略、谈到奥妙的话,很易被窃听。要谈有关企业的敏感主题,以直谈为宜。如果一定要通话,则应选择非常规的电话、公用电话亭的电话、朋友家中的电话等。还要注意不要提及有关的名字。通话尽量简短。
●电话中断怎么办?
如果电话在通话中突然中断,则一般是打电话的一方而不是接电话一方主动再接通。
此外,一般也是由打电话一方而不是接电话一方主动终止对话。
●如对方是录音电话怎么办?
如果去电话,对方是录音电话,则可留言。一般留言内容以明确说明自己的姓名、单位机构、回电号码为要。注意,同样的内容最好重覆一遍,以防对方录音设施出问题,录不下内容。
●如收到电话如何处理?
收到电话,等铃响三下再接。拿起后先自报姓名、公司、职务等。然后再交谈。在外面社交活动时,要注意接电话时不去影响别人。例如商务聚餐中,你频频接电话会使同餐者不快。应注意避免。如去一个企业参观等,可事先关照助手、同事或对方,不要去电找,除非紧急事情。
●如何回绝电话?
如果不想接、不想转一个电话,可用自己或某人正在开会、正在咨询、正在与另一个人谈话为理由拒绝,但要表示道歉。不要用“他不在”、“他还未来”、“他已走了”之类话搪塞,除非这是事实。
商业与人际?交往礼貌礼节一览
●邀请
在邀请对方时,可通过电话进行。但这一是在十分相熟的朋友间,二是可以先征求对方意见。而如是十分正式的邀请,则应当是通过寄送邀请函来进行的。只有不是十分正式的邀请才以电话进行。
这一点须注意。
●答谢
一般而言,在答谢对方时,最好也是以信件进行。而且是要用手写信件进行。电话答谢显得太过随便。因此除熟人好友外,最好避免使用电话来答谢。
●记录本
电话记录本是很重要的,因为在商务交往中常须记录。因此,便应当想到备好笔与纸张,这样可立即记下所通话的要点、内容。不要别人说起什么地址、姓名时,再说“对不起,我拿笔”之类。而要随时记下,以显示你对通话已有充分准备。
●集中注意力
当你在打电话时,要专注,不要让对方觉得你在一边打电话又在一边作别的事。尤其注意不要一边通话一边打电脑、喝水、整理纸张等。这一方面会从打电话口气中听出,也会从你所?事的声音听出来。
●如时间很紧怎么办?
如果你接电话时间很紧,但又决定接。那么可以一开始明确指出:“我很高兴与你通话,但我不得不告诉你我正要去开会(任何理由),因此我只有很短的通话时间,实在对不起。”
这样的话既客气、礼貌,又十分得体。
●与对方会晤时电话响时怎么办?
如你在自己办公室接待客人时电话响了,你可请对方原谅,然后再接电话,应在电话中告诉对方自己有客人,请过些时再打来。
如你受邀去对方办公室,如对方电话响,你应表示起身回避一下。当然对方的反应一般是让你坐下,并感谢你的得体举措。
●挂电话
最好是让对方先挂断电话,你才挂。尤其是对职务、地位高於你的人,更应如此。
●手提电话
尽量不在会晤时、与人聚餐、开会时让手机响起来。应关起手机。如有紧急事情,让手机开着。那么手机响起,应向对方表示道歉,然后到无人的地方去通话。
●留言时注意要点
在自己的电话上留言,要注意几点:
一是留言要热情,让来电者乐意留言。二是留言应简短。三是发言应当清晰,不要说得太快。四是语气应礼貌客气。
以上是有关打电话的一系列注意要点。请参考。摘自